Bahan Ajar : Melakukan Komunikasi Bisnis - spektrum 2010

Pelajaran Kejuruan

Program Keahlian Pemasaran dan Akuntansi

ditulis Oleh :Drs. Pondang Manurung

Guru SMK Negeri 6 Medan

 Kompetensi Dasar : Melakukan Komunikasi Bisnis

Topik Pelajaran : Melakukan Komunikasi

A. Pengertian Koresponden

Pengertian koresponden berasal dari bahasa Inggris, yaitu correspondence, yang artinya adalah hubungan diantara para pihak yang terkait. Hubungan para pihak yang terkait misalnya dalam dunia bisnis. Hubungan tersebut bersifat resmi dan umum dilakukan seperti melakukan surat menyurat. Jadi koresponden biasa diartikan dengan surat menyurat. Dewasa ini secara perorangan maupun kelompok seperti lembaga bisnis, di dalam menyelenggarakan hubungan dengan berbagai pihak selalu menggunakan media surat dan internet. Media surat penggunaannya lebih tua dibanding dengan pemakaian media komputer ( internet ). Walau secanggih apapun elektronik media internet, tetapi media surat belum dapat menggeser kedudukan terbaik dari media lainnya di dalam kegiatan koresponden atau surat menyurat.

B. Peranan Koresponden Dalam Dunia Bisnis 

Pada setiap lembaga atau organisasi, kegiatan surat menyurat merupakan bagian terpenting. Sebab kegiatan sebuah lembaga/organisasi tanpa melakukan kegiatan surat menyurat berarti lembaga tersebut sudah tidak berfungsi sebagaimana layaknya sebuah lembaga atau kantor.

Dalam kegiatan bisnis, surat menyurat memiliki peran seperti berikut :

1.    Menciptakan kesan yang baik.

2.    Menciptakan kerja sama yang baik.

3.    Menyebarkan kegiatan.

Secara umum, beberapa pihak yang terlibat di dalam penyelesaian surat menyurat, yaitu :

a.    Koresponden, yaitu orang tahu lembaga sebagai pengirim dan penerima informasi/pesan.

b.    Redaktur, yaitu orang yang menyusun dan mengedit isi informasi/pesan.

c.    Sekretaris, yaitu orang yang membantu pimpinan dalam menyelesaikan surat menyurat.

d.    Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi pesan.

e.    Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi, meliputi pembuatan nomor surat, pencatatan surat keluar, pencatatan surat masuk, pengarsipan surat.

f.     Kurir, yaitu mereka yang menyampaikan pesan kepada alamat ditujuan.

 

C. Fungsi dan Penggolongan Surat 

Surat sebagai media komunikasi bisnis mempunyai fungsi seperti berikut :

1.    Sebagai tanda bukti.

Surat dikatakan sebagai alat bukti, karena surat merupakan tulisan yang dapat menjelaskan tentang sesuatu yang sifatnya dapat rahasia. Oleh karena surat merupakan tulisan, maka surat dapat dijadikan alat bukti dalam waktu tertentu. Misalnya surat perjanjian jaul beli dan atau surat kontrak kerja.

2.    Sebagai alat pengingat.

Dikatakan sebagai alat pengingat, karena manusia di dalam berpikir dan mengingat sangat terbatas, terlebih untuk mengingat sifat berita sangat kompleks. Jadi dengan adanya bentuk tulisan, sesuatu hal, misalnya surat perjanjian kontrak dapat menerangkan batas waktu kontrak, besar upah yang harus dibayar.

3.    Sebagai dokumentasi.

Surat sebagai dokumentasi dapat dijadikan untuk menguraikan keadaan masa lalu mengenai sesuatu hal yang dianggap penting. Setiap surat penting dalam bisnis harus disimpan sebaik mungkin untuk menjadi dokumen.

4.    Sebagai pedoman.

Surat dipergunakan sebagai pedoman kerja, seperti surat kontrak kerja, surat jaminan, surat perjanjian bisnis, surat perintah, surat kuasa dan surat keputusan.

5.    Sebagai utusan/duta.

Dikatakan surat sebagai duta lembaga bisnis, sebab dengan surat dapat mewakili lembaga kepada si penerima pesan. Dengan penulisan surat si penerima surat dapat mengetahui ide/gagasan dan jalan pikiran si pembuat surat.

6.    Sebagai dasar penilaian dan keputusan.

Dalam pengambilan keputusan biasanya dilakukan berdasarkan berbagai pertimbangan. Dengan surat dapat dijadikan sebagai dasar penilaian dan pengambil keputusan, misalnya surat rekomendasi, surat keterangan dan surat dalam bentuk laporan.

7.    Sebagai barometer kegiatan.

Barometer maksudnya mengukur sesuatu. Sebuah lembaga dinilai apakah memiliki kegiatan yang tinggi atau tidak, dapat diketahui dari tingkat kegiatan penyelesaian surat menyurat. Kalau tingkat kesibukan dalam penyelesaian surat menyurat adalah tinggi, itu menunjukkan bahwa lembaga itu memiliki kegiatan yang banyak.

8.    Sebagai alat menumbuhkan sikap saling pengertian.

Alur isi pesan surat yang tidak disusun dengan baik dapat menimbulkan kekacauan. Namun, melalui surat juga dapat memberikan saling pengertian dan menumbuhkan semangat dan menghilangkan kesalahpahaman. Bahkan dapat menjalin hubungan yang kuat antara pemberi dan penerima pesan.

9.    Sebagai sarana meningkatkan kinerja dengan pihak lain.

Kerjasama dengan pihak terkait sangat diperlukan dalam meningkatkan kegiatan lembaga bisnis. Arus surat menyurat dengan pihak lain dapat menunjukkan eratnya hubungan kerjasama dalam upaya mencapai tujuan lembaga.

Bila dilihat dari penggolongannya, surat menyurat dapat digolongkan seperti berikut :

a.    Surat di pandang dari sisi isi dan pengirimnya.

b.    Surat di pandang dari sudut maksud dan tujuannya.

c.    Surat di pandang dari sudut wujud/bentuknya.

d.    Surat di pandang dari sudut jaminan keamanan.

e.    Surat di pandang dari sudut kepentingannya ( urgensi )

f.     Surat di pandang dari sudut alirannya.

g.    Surat di pandang dari sudut kegunaannya.

h.    Surat di pandang dari sudut nilai isinya.

i.     Surat di pandang dari sudut sifatnya.

D. Bagian Surat

Untuk mengenal bagian-bagian surat dapat diperhatikan seperti berikut :

1.    Bagian kepala surat.

2.    Penulisan tanggal.

3.    Penulisan nomor, lampiran dan hal surat.

4.    Penulisan alamat surat.

5.    Salam pembuka dan paragraf pembuka.

6.    Isi surat/pesan.
7.    Salam penutup atau paragraf penutup.

8.    Tandan tangan, nama dari pejabat atau penanggung jawab.

9.    tembusan/tindasan.

10. inisial.

E. Bentuk dan contoh

Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah tata letak bagian-bagian surat, setiap bentuk bagian surat memiliki peranan sangat penting. Secara umum bentuk surat dibedakan seperti berikut :

1.    Bentuk lurus penuh ( full block style )

 Contoh bentuk surat

2.    Bentuk lurus ( block style )

3.    Bentuk setengah lurus ( semi block style ).

4.    Bentuk berlekuk ( indented style ).

5.    Bentuk menggantung ( hanging paragraph style )

Penulisan pesan bisnis

contoh surat niaga.  sumber : trisnowlaharweton.com

Iklan biasanya dibuat di televisi, radio maupun dlam bentuk gambar.contoh iklam dalam bentuk tulisan dan gambar.dibawah ini dapat diperhatikan contoh iklan penawaran.

contoh penulisan iklan

materi selengkapnya ada pad buku pegangan siswa

============================================================================

tes Kompetensi Materi :

1.    Uraikan pengertian koresponden.

2.    Tuliskan peranan koresponden bisnis.

3.    Tuliskan pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatn koresponden

4.    Surat berfungsi sebagai pengiangat dan duta, uraikan maksudnya.

5.    Kalau suarat dipandang dari sisi isinya terbagi atas ?

==============================================================================
Tes Praktek

1.    Tuliskan isi keterangan berikut ke dalam bentuk surat lurus.PT. SUMBER JAYA, beralamat di jalan Matahari Raya No. 18 Medan tanggal 25 Januari 2010, No. 213/SJ/I/2010 dan lamp. 1 ( satu ) lembar. Ditujukan kepada PT. ABADI MAKMUR di Jalan Teladan No. 231 Medan. Dengan hormat, surat Saudara pada tanggal 20 Januari 2010 No. 23/AM/I/2010 telah kami terima dengan baik tentang penawaran sepatu merk Agogo. Sesuai keterangan Saudara, dengan ini kami memesan 20 pasang warna hitam untuk pria, 20 pasang warna hitam untuk wanita masing-masing Size 39, 15 pasang warna putih untuk wanita size 39, sandal wanita size 38 sebanyak 10 pasang. Berdasarkan penawaran harga pada surat tersebut telah kami transfer ke rekening Saudara sejumlah Rp 2.500,000,- ( dua juta klima ratus ribu rupiah ), sisa harga akan kami transfer bila barang telah tiba digudang kami. Kami harap barang tersebut telah kami terima dua minggu dari tanggal surat kami ini. Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih. PT. SUMBER JAYA, Martina, manager,df/re.

2.    Tulis surat izin tidak masuk sekolah

3.    Tulis surat penawaran dari PT. ANGKSA Jl. Bahagia No. 54 Medan jenis usaha produk yang dijual Batu Bata jumbo mesin dan batu bata jumbo biasa.

donasi Rp 30,000,00

mmaspon@yahoo.co.id

mmaspon@gmail.com 081-2645-9374